Компания "Музейные системы и технологии" предлагает  Централизованную автоматизированную систему управления проходом посетителей "TicketNet-M" разработанную компанией "ИнфоТех", Россия. Эта система управления помимо поддержания необходимого уровня безопасности позволит обеспечить единую финансовую, учетную и аналитическую деятельность музея, а также позволит автоматизировать все процессы, связанные с организацией и проведением культурно-массовых мероприятий, и связанных с ними услуг.

 

Разработанная компанией "ИнфоТех" концепция единой системы управления прохода посетителей в музей включает в себя следующие системные модули:

 

ü  Автоматизированную билетную систему;

ü  Систему доступа и контроля прохода посетителей в музей;

ü  Web-систему бронирования и продажи билетов и услуг.

 

Внедрение системных модулей может проходить поэтапно, а централизованная система может наращивать системные модули по мере необходимости, соединяя их в единую централизованную систему управления ресурсами музея.

 

При построении Централизованной автоматизированной системы управления ресурсами  к программному обеспечению и техническим средствам выдвигаются следующие принципы:

·        Надежность;

·        Функциональность;

·        Масштабируемость;

·        Наглядность;

·        Легкость в эксплуатации;

·        Взаимозаменяемость технических средств.  

 

1.   Автоматизированная билетная система

 

Автоматизированная билетная система позволяет комплексно решать целый ряд вопросов. Прежде всего, она дает возможность оптимизировать процесс продажи билетов путем сокращения эксплуатационных затрат (за счет автоматизации процессов продажи и резервирования билетов). Объединение в единую сеть всех участвующих в процессе служб позволяет создать единый центр управления, аккумулирующий и анализирующий всю оперативную информацию, что, в свою очередь, дает возможность контроля, анализа и внесения необходимых корректировок в работу системы.

Система повышает эффективность работы основных служб связанных с реализацией билетов и услуг за счет:

§  организации распределенных автоматизированных рабочих мест и объединения их в единую информационную сеть для обеспечения централизованного сбора и обработки информации;

§  создания и использования единой базы данных (БД);

§  использования автоматизированного учета за всеми способами заказа и реализации билетов и услуг;

§  осуществления оперативного контроля за реализацией всех видов билетов и услуг;

§  возможности гибкого применения тарифов и системы скидок и увязки тарифов с услугами и категориями граждан;

§  оперативного предоставления достоверной и полной информации о вырученных средствах и объема выполненных продаж;

§  автоматизированной подготовки финансовой и статистической отчетной документации для обеспечения корректных взаиморасчетов со всем участниками процесса реализации билетов и услуг.

Изготавливаемые билеты-открытки могут стать не только средством контроля на входе, но и прекрасной памятью о посещении того или иного события. Билет может иметь несколько степеней защиты от подделок: голограммы, тиснение, металлическую полосу, специальную перфорацию и т.д.

Система предназначена для автоматизации процедур оформления предварительных заказов и реализации услуг на различные мероприятия, проводимые в музее. Учету подлежат следующие виды услуг:

ü  абонементное обслуживание;

ü  экскурсионное обслуживание;

ü  реализация товаров и печатной продукции в киосках и магазинах.

Система покрывает все технологические процедуры, связанные с планированием выставок реализации билетов на них, а также реализацией различных видов услуг.

Система повышает эффективность работы и взаимодействия всех служб, связанных с реализацией билетов и услуг:

·       оперативное создание макета билета с заданным уровнем защиты;

·        формирование цены билета в зависимости от категории клиента и тарифа;

·        возможность оплаты билетов и услуг за наличный и безналичный расчет или по кредитной карте;

·        продажа печатной и другой продукции совместима с продажей билетов на кассе;

·       оперативное предоставление достоверной и полной информации о вырученных средствах и объемах выполненных продаж;

·        автоматизированная подготовка финансовой и статистической отчетной документации;

·        возможность автоматизации контроля прохода посетителей.  

 

1.1  Цели создания системы

 

Увеличение фактической выручки и посещаемости мероприятий:

-       предотвращение злоупотреблений с билетами в кассах;

-      бессмысленность подкупа персонала контрольно-пропускной службы;

-      исключение прохода по поддельным билетам или нелегальным копиям и повторного прохода.

 

Увеличение доходности:

-       повышение экономической и технологической безопасности музея;

-       увеличение каналов распространения билетов;

-       комплексный контроль денежных потоков;

-       привлечение дополнительных групп посетителей;

-       снижение трудоемкости и временных затрат на билетные операции;

-       сокращение накладных расходов;

-       создание единого информационного пространства;

-       рост привлекательности для спонсоров.

 

Предоставление сервиса высокого уровня для посетителей:

-       отсутствие очередей в кассах;

-      предоставление актуальной и полной информации о билетах и услугах;

-       предоставление дополнительных услуг;

-       повышение качества обслуживания.  

 

1.2  Основные функции автоматизированной билетной системы

 

ü  Автоматизация всего процесса резервирования и продажи билетов;

ü  Возможность оперативного создания макета билета с заданным уровнем защиты;

ü  Формирование абонементов;

ü  Получение статистических отчетов;

ü  Создание макета билета с возможностью использовать билет как информационную рекламу;

ü  Полный контроль за реализацией билетов, услуг и получение оперативной информации о текущем состоянии реализации билетов с разбивкой по категориям посетителей, форм оплаты и льгот;

ü  Различные виды оплаты: наличный и безналичный расчеты, кредитная карта;

ü  Автоматизированная регистрация в системе всех заявок клиентов, ведение электронного журнала заявок, автоматическое распределение по времени подачи и приоритетам, формирование очереди заявок на обслуживание;

ü  Автоматизация финансового учета, включая учет бланков строгой отчетности (билеты, абонементы и др.);

ü  Автоматизированное получение статистических оценок для анализа влияния различных фактов на основные показатели с целью получения оптимального прогноза на будущее;

ü  Возможность билетной системы работать с системой контроля прохода посетителей;

ü  Возможность заказа билетов через сеть Internet;

ü  Возможность для посетителя получения достоверной информации о наличии и стоимости билета.

 

1.3  Автоматизированные рабочие места (АРМ)

 

1.3.1     Автоматизированное рабочее место Администратора

 

Предназначено для подготовки процесса реализации билетов и управления системой в целом. С помощью АРМ-А администратор системы имеет возможность выполнять следующие функции:

ü  Управление системой. Включает в себя возможность:

·       задавать права доступа и ограничения на совершение операций в системе для других пользователей;

·       вводить основные параметры – виды обслуживания, категории посетителей, объекты музея, ограничения по возможностям одновременного посещения и т.д.

ü  Организация мероприятий. Включает в себя:

·        формирование плана мероприятий;

·        распределение доступного им ресурса на каждое мероприятие и установление ограничения на его использование;

·        генерирование комплекта билетов на каждое мероприятие.

ü  Управление работой касс. Позволяет:

·        оперативно отслеживать текущее состояние продаж по каждой кассе или группе касс;

·        регламентировать продажу билетов и услуг по каждой кассе;

·        осуществлять настройку кассового места.

ü  Прием заявок. Позволяет принимать и обрабатывать предварительные заявки и формировать заказ по ним.

ü  Работа с билетами. Дает возможность:

·        редактировать и создавать образ билета, печатаемого на билетном принтере;

·        изменять информацию, печатаемую на билете, для каждого мероприятия.

ü  Отчеты. Формируются различные формы статистических и финансовых отчетов.

А также:

ü  назначение и редактирование схем распоясовки зала по ценовым зонам и фондам;

ü  редактирование и назначение расценок на отдельные мероприятия с учетом распоясовки зала по ценовым зонам, фондам и категории клиента;

ü  бронирование мест для клиентов на мероприятие из любого фонда;

ü  автоматическое выставление счетов клиентам на сформированные заказы;

ü  оперативное отслеживание состояния комплекта билетов на заданное мероприятие.

 

1.3.2     Автоматизированное рабочее место Бухгалтера

 

В рамках автоматизации бухгалтерского учета решаются следующие задачи:

ü  Автоматическое выставление счетов по заявкам клиентов и отслеживание оплаты по счетам. Система обеспечивает автоматическое выставление счета при регистрации следующих видов заявок:

·        заявка по телефону,

·        заявка по факсу,

·        заявка по электронной почте и через Интернет.

ü  Автоматическое выставление счетов-фактур по оплаченным счетам. Если выставленный счет оплачен по безналичному расчету, то клиенту в обязательном порядке при получении билетов выдается счет-фактура и  накладная.

ü  Регистрация всех продаж по договорным клиентам с учетом авансовых платежей.

ü  Формирование финансовых отчетов по работе касс за смену и за период. Система обеспечивает оперативное получение отчетов по текущей наработке каждой кассы с градацией по виду операций. В конце смены кассир закрывает смену, после чего автоматически генерируется сменный отчет для каждой кассы;

ü  Автоматизированный учёт бланков;

ü  Ведение курсов валют.

 

1.3.3     Автоматизированное рабочее место планово-экономического отдела

 

Предназначено для определения ценовой политики музея на основании полученной всевозможной статистической отчетности. Предлагает автоматизированные функции для:

ü  Сбора статистических данных;

ü  Назначения тарифов на услуги;

ü  Выделения квот на услуги.

 

1.3.4     Автоматизированное рабочее место Билетного Кассира

 

Предназначено для продажи билетов в музей и продажи дополнительных услуг. АРМ билетного кассира позволяет реализовывать заказы, формируемые как на АРМ кассира, так и на АРМ администратора. С помощью АРМ билетного кассира пользователь имеет возможность выполнять следующие функции:

ü  продажа билетов, абонементов и дополнительных услуг;

ü продажа готового заказа, сформированного на АРМ администратора;

ü  производить расчет за наличный и безналичный расчет, а также по кредитным картам;

ü  вести автоматизированный учёт бланков;

ü  печать накладной при безналичном расчете.

 

 

2.3.5. АРМ экскурсионного отдела

 

АРМ экскурсионного отдела предназначено для автоматизации основных процедур экскурсионного отдела:

 

ü  планирование графика экскурсий.

ü  приема заявок на экскурсионное обслуживание для всех типов

      клиентов (школы, договорные, разовые и т.п.).

ü  ведение штатного расписания экскурсоводов.

ü  планирование работы экскурсоводов,

           составление расписания.

ü  учет рабочего времени экскурсоводов.

ü  обслуживание абонементных программ.

Сбор статистических данных.  

 

2.   Система доступа и контроля прохода на объекты и зоны объекта для персонала, гостей, посетителей.

 

Система контроля прохода предназначена для обеспечения санкционированного допуска посетителей в музей и персонала музея на рабочие места.

Система контроля прохода является online-системой и тесно интегрируется с системами продажи билетов и аккредитации, что позволяет ей обмениваться данными с этими системами в режиме реального времени. Так для обеспечения прохода посетителя, купившего билет на мероприятие, система доступа имеет непосредственную связь с билетной системой и посетитель, купив билет, тут же может попасть на мероприятие. Аналогично при появлении нового сотрудника – ему выдается карта доступа, о чем система доступа немедленно узнает от системы аккредитации, обеспечивая его проход на рабочее место.

Для обеспечения контроля прохода системой музей разбивается на зоны, допуск в которые необходимо ограничить или разделить. На границах зон устанавливаются специальные механические устройства – турникеты, которые обеспечивают считывание информации о субъекте, определение его прав на проход в требуемую зону и, в случае положительного решения – предоставляющих возможность пройти в эту зону.

Для обеспечения получения информации системой об объекте, затребовавшем доступ в зону, – на турникеты устанавливаются специальные сканеры, которые могут иметь как лазерную, так и бесконтактную основу. Лазерные сканеры предназначены для сканирования штрих-кодов, которыми могут оснащаться билеты на  мероприятия, либо бейджи сотрудников объекта. Бесконтактные сканеры предназначены для дистанционного считывания данных со специальных электронных карт, коими могут являться те же бейджи сотрудников, либо карты клиентов.

Так же турникеты оснащаются специальными информационными устройствами. На эти устройства может выводиться в online-режиме любая информация, способная помочь человеку (или контролеру) сориентироваться в том, почему система отказала в доступе и каким образом можно исправить возникшую ситуацию.

Тем самым система контроля прохода не только контролирует проход, но и направляет его, всячески способствуя скорейшему и беспрепятственному проходу людей, имеющих на это право.

В случае невозможности установить на границе зон стационарное устройство (например, по причине невозможности подвести к нужному месту коммуникационные и электрические кабели) система поддерживает мобильные терминалы, представляющие собой, по сути, ручной компьютер, который совмещает в себе сканирующие и информационные функции, и обладает возможностями автономной работы и беспроводной коммуникации. В этом случае доступ обеспечивает сотрудник объекта, оснащенный данным устройством.

Система поддерживает чрезвычайно большое количество разнообразных устройств  прохода и их одновременную работу.

Быстродействие системы в целом, качественную и единовременную работу всех устройств системы обеспечивает мощный, многоканальный и многопоточный сервер, спроектированный для операционной системы реального времени Linux. Это делает работу всех устройств системы независимой (т.е. проблемы с одним из устройств никак не скажутся на работе всех остальных), а всю систему устойчивой к всевозможным внешним и внутренним воздействиям и, в целом, очень надежной.

Сервер доступа поддерживает постоянную связь с мощной и быстродействующей базой данных, построенной на основе СУБД компании ORACLE, что позволяет ему быстро принимать решения и управлять работой системы.

Система содержит очень мощную и гибкую систему настройки и управления. Она позволяет конфигурировать объекты практически любого уровня сложности, создавать неограниченное количество зон доступа, а так же описывать правила доступа в них для различных субъектов системы. Настройка и управление осуществляется администратором системы доступа.

Контроль за поведением системы осуществляет специальный аппаратно-программный комплекс, называемый «Автоматизированное рабочее место контролера» (АРМ-К). АРМ-К позволяет в режиме реального времени сотруднику объекта получать информацию о различных событиях в системе и о поведении различных устройств.

АРМ-К может осуществлять свои функции как для отдельно взятого устройства контроля прохода, так и для целой группы устройств, позволяя наблюдать, например, за целой линейкой турникетов. Так же АРМ-К позволяет наблюдать за тем, кто, на каком устройстве и куда требует доступ. Если система доступа препятствует проходу – АРМ-К немедленно информирует контролера о причине отказа в доступе. АРМ-К позволяют наблюдать за поведением турникетов и иных устройств контроля прохода. Так если по какой-либо причине система теряет связь с устройством – АРМ-К немедленно информирует об этом наблюдателя. В случае, когда устройства работают нормально – АРМ-К позволяет отдавать им команды. Так, например, в случае возникновения критической ситуации контролер может принять решение о необходимости сбросить штанги у турникетов и выпустить людей быстро и беспрепятственно.

Система контроля прохода эффективно препятствует проникновению на объект субъектов, не имеющих на него права доступа. В случае с обеспечением доступа на культурно-массовые мероприятия система четко пересекает:

-       попытки несвоевременного прохода на мероприятие;

-       попытки повторного использования билетов и карт клиентов;

-      попытки попасть на мероприятие по возвращенным и аннулированным билетам.

Так же система контроля прохода делает полностью нецелесообразным повторение билетов на множительной технике. Кроме того, система доступа предоставляет необходимую информацию билетной системе, что делает невозможным на кассе возврат билета, по которому уже состоялся проход.

Поскольку в основе системы контроля проходов находится мощная быстродействующая база данных, позволяющая безопасно хранить и накапливать большие объемы статистических данных – то в любой момент на их основе администратором системы доступа может быть получена любая статистическая информация или информация о состоянии системы, например, можно получить данные:

-       о наличии персонала на рабочих местах, что позволяет эффективно учитывать рабочее время сотрудников;

-       о количестве людей на объектах музея, что позволяет судить, например, о наполняемости музея;

-       о потоке посетителей, в том числе и о загрузке конкретного устройства прохода;

доступны и многие другие данные.

Информация получается в виде отчетов на рабочем месте администратора системы и может быть в любой момент выведена на печать.

В системе ведется периодическая архивация данных, тем самым поддерживается на нужном уровне быстродействие системы и в любой момент обеспечивается доступ к старой информации. 

 

3.   Web-система бронирования и продажи билетов и услуг

 

Web-система бронирования и продажи билетов является одной из составных частей единой централизованной системы управления ресурсами музея.

Web-система предназначена для автоматизации  деятельности музея, связанной с бронированием и продажей билетов через всемирную сеть Интернет. Включает в себя:

-       Бронирование ресурсов;

-       Заявки на ресурсы;

 

Web-система полностью охватывает все технологические процессы и процедуры, связанные с этой составляющей деятельности музея. При этом все действия, благодаря системе, становятся для клиентов, пользователей и сотрудников максимально простыми, наглядными и понятными.

 

3.1  Бронирование ресурсов

 

Бронирование ресурсов осуществляется через специально разработанный Интернет-портал.

 

В качестве ресурсов могут выступать следующие услуги:

ü  Билеты на конкретные мероприятия, проводимые в музее;

ü  Билеты на некоторый набор мероприятий, проводимых в музее;

ü  Сезонные абонементы;

ü  Билеты на концерты и другие проводимые мероприятия в музее  с местами и без мест;

ü  Билеты (одиночные или групповые) на экскурсии;

ü  Дополнительные услуги (продажа сувенирной продукции и т.п.)

ü  Продажа всего перечня услуг для корпоративных клиентов с использованием договоров и специальных договорных цен индивидуально для каждого клиента.

 

Любой человек, имеющий доступ к всемирной сети Интернет, может зайти на портал, получить всю необходимую информацию об интересующих его услугах (их описание, расписание, стоимость и т.д.), и, перейдя по ссылке в соответствующий раздел сайта, осуществить процедуру бронирования заинтересовавшей его услуги.

После прохождения процедуры бронирования выбранная услуга резервируется за клиентом и ему остается в установленные сроки выкупить данную бронь (заказ) в местах продажи билетов.

В случае невыкупа брони (заказа) она автоматически разбронируется и услуги, входившие в состав данной брони (заказа), становятся доступными для бронирования и продажи другим клиентам.

 

3.2  Заявки на ресурсы

 

При бронировании клиентом каких-либо ресурсов на Интернет-портале в системе формируется заявка на выбранный им перечень услуг. Процедура формирования заявки выглядит следующим образом:

• Любой пользователь сети Интернет заходит на сайт и изучает представленную на нем информацию обо всех возможных и доступных услугах.
• При бронировании выбранных услуг происходит процедура регистрации пользователя, с указанием им всех необходимых данных (ФИО, номер телефона, адрес электронной почты, серия и номер документа, код клиента, пароль и других атрибутов), после чего он заносится в базу данных и становится клиентом.

В следующий раз пользователю нет необходимости проходить процедуру регистрации, а достаточно ввести свое имя (код) и пароль, указанные при первичной регистрации.

• После этого клиент производит выбор услуг, которые он хочет забронировать, указывает количество и т.д. После этого в системе формируется заявка, оформленная на конкретного клиента, а у клиента появляется номер его брони (заказа).
• Для корпоративных клиентов отображаются все доступные договора и текущий баланс.
• При появлении заявки в системе она обрабатывается в автоматическом или ручном режиме (сотрудниками организации, осуществляющей обслуживание системы). При необходимости заявка может корректироваться в зависимости от конкретных условий.
• После обработки заявки клиенту отправляется сообщение об обработке его заявки, ответив на которое клиент подтверждает согласие с ее составом, стоимостью и другими составляющими.
• После прохождения всех выше описанных процедур клиент может обратиться в места продажи системы и, указав номер брони (заказа), выкупить свои билеты.